Após
uma ausência de quase um ano, cá estamos novamente! Desta vez, espero que não
voltem a existir ausências tão prolongadas.
Mas,
retomando o tema do planeamento e da estratégia (aqui), sobre o qual
haveria tanto a escrever, mas tentaremos cingir-nos, nesta fase, ao que
consideramos mais importante.
Assim,
podemos dizer que ao nível do planeamento, para além dos seus níveis indicados
anteriormente (aqui), as suas principais peças são essencialmente:
-
Plano estratégico;
-
Plano de Atividades (desdobramento do plano estratégico)
(despois
ao nível da operacionalização, teremos o planeamento da operacionalização da
atividade)
Neste
sentido, e tendo por base os documentos que conhecemos e com os quais
trabalhamos, o relatório de atividades traduz-se na peça que irá permitir fazer uma monitorização/avaliação do planeamento feito anteriormente.
Estas
peças são de extrema importância. Temos muito a ganhar se produzirmos estas
peças, criando-as para além da sua obrigatoriedade legal. Criando-as como
ferramentas de trabalho, que nos acompanharão ao longo do tempo. A meu ver, é
de extrema importância que no momento em que realizamos o relatório de
atividades, caso o resultado esteja muito distante do previsto aquando da realização
do plano de atividades, deveremos, por exemplo, proceder aos ajustes
necessários ao nível do plano estratégico. No entanto, para que consigamos ter
esta perceção e conhecimento da realidade, é necessário que se tenha particular
atenção na criação dos documentos estratégicos. Ou seja, na fase de elaboração
destes documentos é de crucial importância que se tenha atenção ao seu
conteúdo, designadamente ao nível dos objetivos que definimos nesse momento
(objetivos estratégicos e objetivos operacionais), bem como às respetivas metas
e indicadores. A definição de indicadores permitirá conseguirmos uma
monitorização e avaliação reais e ajustadas, dando assim a possibilidade de
ajustes sempre que se considerar necessário.
Quando
frequentei o FORGEP, em 2013, lecionado pelo INA, no módulo de gestão estratégica, gestão por objetivos e
avaliação de desempenho, deparei-me com uns dados apresentados pelo
formador, que desconhecia, ou melhor, acho que nunca tinha pensado neles desta
forma.
“Menos
de 10% das estratégias formuladas são eficazmente executadas” (começámos assim
o módulo….)
E,
adiantou:
“Porque
falham as estratégias (segundo David P. Norton):
-
95% dos colaboradores não compreendem a estratégia;
-
70% das organizações não têm incentivos da gestão intermedia;
-
60% das organizações não liga o orçamento à estratégia;
-
85% dos dirigentes discute estratégia menos de uma hora/mês”
Podemos concordar, podemos discordar, mas o que para
mim é um facto é que ainda não damos a importância devida aos documentos de
gestão, nomeadamente ao plano de atividades. Daí, o facto de os colaboradores
não estarem muitas vezes familiarizados com esse documento. Sabem que o
documento existe, mas, infelizmente, muitas vezes desconhecem o seu conteúdo.
Penso que este aspeto poderá ter duas leituras, os colaboradores desconhecem a
estratégia, no entanto também sabemos que, por vezes, os documentos são
exaustivos e demasiado detalhados não focando o essencial. Também é um facto que,
ao nível da comunicação interna destes tipo de documentos e assuntos, talvez
tenhamos um caminho a fazer. Contudo, penso que quando elaboramos estes
documentos, também deveremos pensar nas pessoas que o irão ler, que deverão
operacionalizar os objetivos que nele vêm descritos.
O meu objetivo com esta publicação é apenas que pensemos um pouco, sobre a utilização desta informação e destes documentos que fazemos, no nosso dia a dia profissional.
Estamos a chegar à altura de fazermos novos documentos
estratégicos….podemos sempre tentar melhorar! Eu vou tentar fazer a minha parte….
