Documentação do SGQ

No seguimento da publicação anterior, hoje relembramos a importância da documentação em qualquer processo de qualidade e avaliação. As necessárias evidências, que em todos os processos nos são exigidas, como algo que comprove que de facto foi feito, foi registado, existiu. 

No entanto, apesar de serem necessárias evidências, não temos de criar documentos "para tudo e para nada". Aliás, devemos ter especial cuidado na preparação da documentação de um sistema de gestão da qualidade (SGQ), pois a decisão de criar um documento deve ter por base uma análise sólida e objetiva da sua real necessidade/utilidade. Para nos ajudar, poderemos colocar as seguintes questões, aquando do momento de análise da necessidade/utilidade de um dado documento:

- Quais as consequências que podem advir da falta do documento?;

- Qual a informação que a organização necessita registar e tratar sobre algumas das suas atividades e processos (e aqui varia consoante a instituição, por exemplo as escolas e agrupamentos de escolas têm vários documentos necessários para os seus processos de avaliação externa, para os processos de inspeção, para as respostas que têm de dar perante a tutela).

No momento de criação destes documentos, deveremos dar especial atenção a alguns aspetos, nomeadamente:

- ser devidamente identificável;

- ser legível;

- ser compreensível (deveremos ter sempre em atenção os seus destinatários);

- ter uma estrutura lógica;

- ser claro (tentando evitar a possibilidade de existência de duas interpretações);

- ser conciso e objetivo;

- ser completo;

- ser sempre consistentes com os documentos do SGQ (e todos os documentos anteriores).

Existem algumas versões da "pirâmide" de documentação de um SGQ. A que trago aqui foi feita com base no livro de Abel Pinto e Iolanda Soares - Sistemas de Gestão da Qualidade (2011), que se traduz no seguinte:

Documentação do SGQ (Evidências)

No entanto, existem outros autores que no topo da pirâmide colocam a Política da Qualidade, como documento isolado e não somente como parte integrante do Manual da Qualidade. Usualmente opto por também criar um documento isolado com a Política da Qualidade, que ocupa o lugar de topo da "minha" pirâmide de documentos.