Passos para a implementação de um SGQ

Para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), importante ter presente alguns dos passos essenciais, a saber:

1. Levantamento/diagnóstico da situação inicial;

2. Sensibilização da Gestão;

3. Definição da Política da Qualidade;

4. Definição da Equipa de Projeto;

5. Definição do plano de implementação;

6. Formação da Equipa de Projeto em Sistemas de Gestão da Qualidade;

7. Planeamento;

8. Implementação e funcionamento;

9. Verificação e ações corretivas;

10. Certificação (sempre apresentada como um dos caminhos possíveis).

Para esta publicação, mais uma vez temos por base a obra de Abel Pinto e Iolanda Soares, Sistemas de Gestão da Qualidade: Guia para a sua implementação (2011). Escolhi esta obra por, a meu ver, e de entre aquelas que conheço, me parece ser a que está mais resumida e orientada (de forma esquemática) para quem ainda não tem conhecimentos nesta área, apresentando sempre exemplos de modelos no próprio manual. Daí eu também o considerar mesmo como um guia prático para a implementação de o SGQ. 

Assim, e resumindo ainda mais um pouco cada uma das fases, aprestamos o que a meu ver é realmente essencial ter em atenção uma cada uma delas, aquando da implementação de um SGQ.

1. Levantamento/Diagnóstico da situação inicial:

a) Conhecer o estado atual da organização em matéria de qualidade;

b) Começar por analisar o que a organização faz e como faz;

c) Identificar os seus processos (identificando os seus processos críticos) e os eventuais subprocessos desses processos.

2. Sensibilização da Gestão:

O representante máximo da organização (Direção/Presidência) e o responsável pelo projeto de implementação do SGQ apresentarão os resultados do diagnóstico inicial, tentando sensibilizar os restantes colaboradores para as vantagens de implementar o SGQ.

3. Definição da Política da Qualidade:

a) A organização (instituição pública/Escola/Agrupamento de Escolas, autarquia local, etc.) definirá a sua política, tendo em consideração a sua realidade, ou seja, o resultado do diagnóstico organizacional;

b) É através da definição da política da qualidade que a organização assumirá e formalizará o seu compromisso em garantir que a qualidade da organização é uma prioridade, sempre articulada com a sua missão e visão.

4. Definição da Equipa de Trabalho:

Analisar o trabalho que tem de ser feito e quem o poderá fazer.

5. Definição do Plano de Implementação:

a) Definição dos objetivos do projeto;

b) Definição da calendarização;

c) Definição das competências e responsabilidades individuais de cada elemento da equipa;

d) Definição da forma de monitorização da implementação do projeto.

6. Formação da Equipa de Projeto em SGQ:

Formação para a equipa de projeto, caso não existam competências internas nessa área.

7. Planeamento:

a) Tendo por base o diagnóstico, fazer ainda uma análise dos documentos orientadores da organização, nomeadamente: Plano Estratégico, Plano de Atividades, etc. (no caso das Escolas/Agrupamentos de Escolas, estamos a falar de documentos como Projeto educativo, Plano de Atividades, etc.);

b) Analisar como está o desempenho da organização face ao que estava planeado;

c) Analisar se os processos são realizados de acordo com o planeado, sem necessitarem de qualquer correção, a qualquer nível.

8. Implementação e Funcionamento:

Para que a implementação do SGQ funcione é necessário o envolvimento de todos os colaboradores. Daí a extrema importância de uma sensibilização adequada, junto de todos os colaboradores, na qual deverá ser divulgado todo o projeto, a política da qualidade e os respetivos objetivos. Cada colaborador deverá ter a possibilidade de apresentar as suas sugestões de melhoria.

9. Verificação e Ações Corretivas:

a) Análise crítica do SGQ quanto à prossecução dos seus objetivos;

b) Criam-se os mecanismos que permitam fazer a sua monitorização e respetivo controlo;

c) A importância das evidências objetivas.

10. Certificação:

Poderá ser um dos caminhos possíveis. Mas, o que realmente importa será sempre a vontade de melhorar, com base num diagnóstico sustentado.



Nas próximas publicações abordaremos os documentos do SGQ e, por outro lado, aprofundaremos a sua relação com o diagnóstico organizacional, apresentando algumas alternativas (modelos) existentes e possíveis.

Imagem retirada da internet

Bom fim de semana!